Olvídate de los correos con la "última-última-ultimaversion.txt". Cuando distintas áreas necesitan intercambiar información, pueden hacerlo directamente a través del sistema.
Por ejemplo: el área encargada del R4 requiere el archivo INVE, que otra área carga como parte del Reporte R7. Basta con que se "suscriban" al archivo INVE desde el sistema, y cada vez que se suba una nueva versión —primera, segunda, tercera— recibirán una notificación automática.
Así, el usuario puede acceder al módulo R7 (con permisos de sólo lectura asignados por el administrador), descargar el archivo desde ahí y trabajar siempre con la versión más actual y correcta. Sin confusiones, sin duplicados, sin pérdida de tiempo.